Doku

Einführung

Emails sind heute Teil unseres Lebens - und sollten auch Teil unserer Vergangenheit sein. Viele Informationen sind mittlerweile ausschließlich als Email verfügbar, oftmals auch Rechnungen und wichtige Versicherungspolicen.

Backup und Archivierung

MemlBackup archiviert Deine Emails auf einem lokalen Laufwerk.

Schwerpunkt war die Verwendung von freien Dateiformaten, damit die Daten auch in 20 Jahren noch lesbar sind. Standardmäßig werden die Emails als EML-Dateien in ZIP-Archiven abgelegt. Das EML-Format ist ein spezielles Text-Format und kann auch in 20 Jahren zumindest mit einem Texteditor geöffnet werden.

Suche und finde

Mit einem leistungsfähigen Algorithmus werden Deine Email-Archive rekursiv inklusive Anhänge (PDF, Word, Excel, OpenOffice) durchsucht. Auch Dokumente, die als ZIP-Archiv einer Email angehängt wurden, werden indiziert und gefunden.

Mit einer Suchmaschinen-ähnlichen Syntax kannst Du eigene Suchkriterien mit UND oder ODER-Klauseln versehen, Stichworte in Anhängen suchen, nach Datum filtern und vieles mehr. Komplexe Abfragen lassen sich mit UND/ODER-Klauseln kombinieren, man kann nach Datum filtern und vieles mehr...

Features

  • Backup der Emails
    • Abholen der Emails via verschlüsseltem IMAP
    • Abspeichern der Emails im EML-Format. Das EML-Format wird von vielen Email-Programmen unterstützt und ist deshalb für die Langzeit-Archivierung ideal.
    • Es können mehrere Email-Konten/Server konfiguriert werden.
    • Das Backup kann auf einzelne Email-Verzeichnisse beschränkt werden.
    • Ein automatisches Backup ist via Kommandozeile möglich - siehe Beschreibung hier.
  • Durchsuchen der Emails
    • Suchmaschinen-ähnliche Syntax
    • Suche nach Stichwort, Empfänger, Sender, Datum, Titel
    • Suchkriterien können mit AND und OR-Klauseln verknüpft werden
    • Unterstützung von ZIP-Archiven
    • Rekursives Durchsuchen von Verzeichnis-Hierarchien
    • Rekursives Durchsuchen der Anhänge (z.B. Word-Datei im angehängten ZIP-Archiv)
    • unterstützte Dateiformate: Word, Excel, PDF, OpenOffice/LibreOffice, ZIP
    • Leistungsstarke Such-Engine (Lucene) - Indizierung der Email zwecks schneller Suche
  • Sprache: Englisch + Deutsch werden unterstützt und automatisch in Abhängigkeit von Deinem System eingestellt.

Einschränkungen

Es wird Java 7 benötigt!

MemlBackup ist kein Email-Programm. Emails können archiviert, aber nicht versendet werden.

Die in Mail-Anhängen gefundenen Anhänge werden nicht durch MemlBackup selber angezeigt, sondern auf Deinem System müssen die jeweiligen Anwendungen installiert sein.

In der Suchfunktion werden die Ergebnisse mit dem auf Deinem System installiertem Email-Programm geöffnet. Bitte stelle sicher, dass Dein Email-Programm auch EML-Dateien verarbeiten kann, oder installiere bitte eines der folgenden Programme (keine vollständige Liste):

Automatisches Backup

MemlBackup unterstützt automatische Backups. Dazu muss das Programm mit dem Kommandozeilen-Parameter "-ab" gestartet werden. Das Programmfenster öffnet sich und das Backup wird sofort gestartet. Wenn keine Fehler auftreten und keine Bedienelemente betätigt werden, dann schließt sich das Programm im Anschluss selbständig.

Hinweis: Accounts ohne gespeichertes Passwort werden übersprungen.

Das automatische Starten ist nicht Teil von MemlBackup, sondern kann einfach mit Mitteln des Betriebssystems realisiert werden (Windows: Aufgabenplanung, Unix: CRON-Jobs.)

Kommandozeile

 

Argument Beschreibung
-l Festlegung der Sprache (Language): Konfiguriert wird der ISO-Code. Zur Zeit wird nur "de" für Deutsch und "en" für Englisch unterstützt.
-wp Arbeitsverzeichnis festlegen (Konfiguration)
-ab Automatisches Backup (siehe hier)

 

Software-Beschreibung

Startansicht

Backup

Startet das Backup. Bitte stelle sicher, dass vorher ein Email-Account konfiguriert wurde!

Suche

Durchsucht Deine lokalen Laufwerke nach mit MemlBackup gespeicherten Emails bzw. nach Emails im EML-Format.

Konfiguration - Einfach

Stellt eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Konfiguration zur Verfügung. Email-Konten können zum Backup hinzugefügt oder entfernt werden.

Konfiguration - Experte

Schnellübersicht über alle Einstellungen in tabellarische Ansicht.

Lizenz

Hier kannst Du MemlBackup freischalten.

Über

Allgemeine Informationen über MemlBackup.

Backup

Beim Aufruf dieser Ansicht wird das Backup automatisch gestartet. Mit dem Start/Stop-Button kann das Backup erneut gestartet werden bzw. auch angehalten werden.

Bitte stelle sicher, dass bereits Email-Konten für das Backup konfiguriert wurden.

Suche - Eingabe

Pfade

Konfiguriere hier alle Pfade in denen gesucht werden soll. Verwende dazu die Buttons "Hinzufügen" und "Entfernen".

Suchbegriffe

Gibt hier einfach Deine Suchbegriffe. Detaillierte Informationen zur Syntax findest Du hier.

Sortierung

Die Suchergebnisse sind zeitlich sortiert. Stelle ein, ob die neueren oder älteren Dokumente zuerst angezeigt werden sollen.

Suche - Syntax

Einfache Suche

Gibt einfach einen oder mehrere Suchbegriffe (durch Leerzeichen getrennt) ein und starte die Suche. Es werden Dokumente gelistet, in den denen alle diese Begriffe vorkommen. Dokumente sind Emails und Anhänge (siehe unterstützte Dateiformate). Wird ein Dokument in einem Anhang als Ergebnis identifiziert, dann wird auch die zugehörige Email als Treffer angezeigt - der Anhang erscheint dann als Kind-Element der Email in der Baumstruktur.

Aus Gründen der Performance werden nicht die gesamten Dokumente durchsucht, sondern ca. nur die ersten 5MB - also die Wikipedia besser doch nicht als Email-Anhang verschicken.

Standardmäßig sind die Suchbegriffe logisch AND verknüpft, das heißt alle Begriffe müssen in einem Dokument vorkommen. Der Einfachheit zuliebe kann man das AND weglassen. Statt AND kann OR verwendet werden - dann reicht das Vorhandensein eines Begriffes um die Dokumente als Treffer zu qualifizieren.

Spezielle Felder

Emails besitzen neben dem eigentlichen "Text" spezielle Attribute wie Betreff, Empfänger, Absender. Die Suche kann auch auf dieser Attribute begrenzt werden.

Betreff - subject

Beispiel: subject:Geburtstag

Absender - sender

Beispiel: subject:thomas

Siehe auch Fallstricke!

Empfänger - recipients

Beispiel: recipients:your.sister@gmx.de

Siehe auch Fallstricke!

Anhang - attachment

Sucht nach Dateinamen.

Beispiel:a*.doc

Zeit - doctime

Beispiel: doctime:[2012-06-27-15-04 TO 2013-06-28-15-04]
Muster: doctime:[YYYY-MO-DD-HH-MI TO YYYY-MO-DD-HH-MI]
Abkürzung Beschreibung
YYYY Jahr (4-stellig)
MO Monat (2-stellig)
DD Tag (2-stellig)
HH Stunde (2-stellig im 24-Stunden-Format)
MI Minute (2-stellig)

Komplexe logische Abfragen

... lassen sich mit Hilfe von AND, OR und Klammern erzeugen.

subject:geburtstag AND (sender:thomas OR sender:holger)

Fallstricke

... gibt es einige. Da hilft nur probieren!

Tipps:

  • AND und OR immer in Großbuchstaben schreiben
  • bei komplexen Abfragen AND und OR schreiben
  • Klammern verwenden, auch wenn es nach den Regeln der Booleschen Algebra nicht notwendig wäre! Beispiel zur Suche nach einer Person namens Thomas Mustermann mit der Email-Adresse Thomas.Mustermann@yourserver.de: "(sender:mustermann AND sender:thomas) OR sender:thomas.mustermann*"
  • Vorsicht bei Sonderzeichen, z.B. \ / ' @ Leerzeichen "
  • Es werden ganze Worte indiziert! Möchte man "Mustermann" finden und gibt nur "Muster" ein, wird es keine Treffer geben. Mit "Muster*" findet man dagegen "Mustermann" und eben auch "Musterfrau".

Weiterführende Informationen

... findet man hier: http://lucene.apache.org/core/3_6_2/queryparsersyntax.html

Suche - Ergebnisse

Beim Wechseln in diese Ansicht wird die Suche automatisch gestartet. Beim ersten Suchen werden alle konfigurierten Verzeichnis aktualisiert und geänderte Dateien neu eingelesen. Bei weiteren Suchvorgängen entfällt dieser Schritt - die Suchergebisse werden sofort angezeigt.

Beim Einlesen neuer Emails erscheinen unter Umständen Warnungen der Art "Das Dokument konnte nicht gelesen werden". In dem Fall kann MemlBackup aufgrund von Inkompatibilitäten die Datei nicht lesen und damit auch nicht für die Suche bereitstellen.

In dieser Ansicht werden maximal 20 Ergebnisse angezeigt. Zu weiteren Ergebnissen und auch wieder zurück gelangt man mit den Tasten "Weitere Dokumente" und "Vorherige Dokumente".

Speichern..

Speichert die selektierten Dateien in einem zu wählenden Verzeichnis. Schon existierende Dateien werden nicht überschrieben, sondern falls sie sich von den bereits vorhandenen Datei (binär) unterscheiden, unter anderem Namen (mit zusätzlicher Nummer) gespeichert.

Öffnen..

In der Basiskonfiguration versucht MemlBackup die selektieren Dateien mit auf Deinem System registrierten Anwendungen zu öffnen (siehe auch hier). Bitte stelle sicher, dass für die verschiedenen Dateitypen auch entsprechenden Anwendungen installiert sind.

Leider gibt es vom System keine Rückmeldung, ob das Öffnen erfolgreich war oder nicht. Aus diesem Grund wird eine Warnung angezeigt, die diesen Sachverhalt verdeutlicht. Durch Betätigen der Taste "Diese Warnung nicht mehr anzeigen!" wird die Warnung für diesen Dateityp dauerhaft unterdrückt. Es können auch beliebige Anwendungen für das Öffnen konfiguriert werden - siehe hier.

Sind mehrere Dateien selektiert, dann werden  mit dieser Taste auch mehrere Dateien auf einmal geöffnet.

Über

Hier gibt es:

  • Lizenztext
  • Versionsnummer der Software
  • Kontaktdaten
  • Und falls es doch einmal Probleme geben sollte und der Support kontaktiert werden muss: Mit Hilfe der Log-Dateien können Probleme schnell und eindeutig identifiziert werden. Die Log-Dateien enthalten keine Passwörter, aber unter Umständen Email-Adressen oder Email-Betreff. Mit der Taste "Erzeuge Archiv mit Log-Dateien" werden die entsprechenden Log-Dateien gesammelt und in ein ZIP-Archiv gepackt.

Konfiguration für Experten

Bitte wirf auch einen Blick auf den Konfigurations-Assitenten. Dessen einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen erleichtern die Konfiguration!

Die Konfiguration des Email-Backups ist aufgeteilt in "Speicherort" und "Konten". Der "Speicherort" bestimmt wo und wie die Dateien auf Deinem lokalen Laufwerk abgelegt werden. In "Konten" werden die einzelnen Email-Konten verwaltet und eine Verknüpfung zwischen den einzelnen Email-Verzeichnisse und jeweils einem "Speicherort" hergestellt.

Speicherort

Mit "Hinzufügen" wird ein Verzeichnis oder eine ZIP-Datei als Ziel für den Backup-Prozeß erzeugt.

Hinweis: Durch Aktivieren der Schaltfläche "Ersetze Platzhalter..." werden die im Pfad enthalten Platzhalter mit den Daten der einzelnen Mails ersetzt. Das bedeutet, dass Mails die mit demselben “Speicherort” abgelegt werden, trotzdem in unterschiedlich benannten Verzeichnisse oder ZIP-Archiven landen können.

Konten

Zuerst alle Daten für das Email-Konto eingeben und dann mit "Aktualisieren" die Email-Verzeichnisse einlesen, damit diese für das Backup vorbereitet werden können.

Email-Verzeichnis-"Typ" konfigurieren: Der "Typ" Einfluss auf den Dateiname der Email. Bei "Empfangen" wird der Absender und "Gesendet" ein Adressat im Dateinamen aufgeführt. Zum Ändern das jeweilige Feld anklicken - es öffnet sich eine Menü.

Email-Verzeichnis-"Speicherort" konfigurieren: Der "Speicherort" legt fest, wo und wie die Email gespeichert werden. Zum Ändern das jeweilige Feld anklicken - es öffnet sich eine Menü.

Datei-Verknüpfungen

Bei der Anzeige der Suche-Ergebnisse wird versucht, die auf Deinem System installierten Anwendungen zu verwenden. Möchtest Du davon abweichen, so können jeweils für eine Dateiendung hier andere Einstellungen abgelegt werden.

Konfigurations-Wizard - Auswahl

Der Konfigurations-Wizard unterstützt durch einfach zu bewältigende Schritt-für-Schritt-Abfragen das Vorbereiten und Entfernen von Email-Konten für das Backup.

Auswahl: "Email-Account zum Backup hinzufügen" oder "Email-Account vom Backup entfernen".

Konfigurations-Wizard - Neuer Account

Das Erstellen eines neues Account für das Backup unterteilt sich in mehrere Teilschritte.

1. Allgemeine Daten

Eingabe Bezeichnung: Der Name des Backups kann frei gewählt werden - eine Bezeichnung muss aber eindeutig sein.

Eingabe Email: Mit Hilfe der Email wird versucht, die Konfiguration Deines Mail-Server automatisch zu ermitteln. Das Feld kann leer bleiben. In dem Fall muss die Server-Konfiguration dann manuell erfolgen.

Eingabe Passwort: Das Passwort wird an dieser Stelle benötigt um den Zugang zum Mail-Server zu testen und sowie um die vorhanden Email-Verzeichnisse einzulesen und konfigurieren zu können. Gespeichert wird das Passwort nur, wenn ein Häkchen bei "Speichern" gesetzt wird.

Mit der Taste "Weiter" gelangst Du zur nächsten Seite. Mit der Taste "Abbrechen" wird der Vorgang abgebrochen.

2. Erweiterte Einstellungen

MemlBackup versucht, die Einstellungen Deines Mail-Servers automatisch zu ermitteln. Das funktioniert bei großen Providern zuverlässig, z.B. bei Freenet. In dem Fall können die Voreinstellungen übernommen werden und müssen nicht editiert werden. Im Zweifelsfall kontaktiere bitte Deinen Email-Provider.

Eingabe IMAP-Server: Gib hier Deinen Mail-Server ein.

Eingabe IMAP-Port: Normalerweise sollten hier keine Änderungen notwendig sein. Lass "Automatisch" aktiviert. Hinweis: Es werden nur verschlüsselte Verbindungen unterstützt!

Nutzer: Gibt hier bitte Deinen Benutzernamen für dem Mail-Server ein. Das ist bei vielen großen Email-Provider die Email-Adresse, oftmals aber auch eine beliebige Nutzerkennung.

Mit der Taste "Weiter" gelangst Du zur nächsten Seite.

3. Email-Verzeichnisse einlesen

Ein Mail-Server organisiert Emails in Verzeichnissen. In der INBOX werden empfangene Emails aufbewahrt, versendete Email liegen üblicherweise im Ordner INBOX.SENT. DRAFT bezeichnet Entwürfe und JUNK Spam. Die Bezeichnung dieser Ordner ist aber konfigurierbar und kann von dieser Notation abweichen. Auch können Nutzer eigene spezielle Email-Verzeichnisse anlegen.

Setzte bei jedem Email-Verzeichnisse einen Haken, die im Backup enthalten sein sollen.

4. Speicherziel

Konfiguriere, wo die Email gespeichert werden.

Typ: Wähle, ob die einzelnen Email in in Verzeichnis oder in ein ZIP-Archiv gespeichert werden sollen.

Verzeichnis: Wähle das Verzeichnis. Mit der Taste "Dialog.." erreicht man einen Datei-öffnen-Dialog.

Archivname: Dateiname der Zip-Datei. Beachte, dass es in dieser Standard-Konfiguration für jeden Monat ein separates ZIP-Archiv erzeugt wird. Zum Beispiel werden alle Email vom Juli 2013 in ein Archiv mit dem Namen "Email-archiv_2013-07.zip" gepackt.

Mit der Taste "Weiter" schließt Du die Konfiguration ab.

Konfigurations-Wizard - Account löschen

Um einen Account zu löschen wird der Email-Account in der Auswahl selektiert und mit "Weiter" dauerhaft entfernt.

Mit "Abbrechen" oder der Taste "Zurück" verlässt man diese Funktion ohne Änderungen vorzunehmen.